Optymalizacja procesów

Dlaczego warto optymalizować procesy biznesowe?

Nawet najdoskonalsze procesy w firmie z biegiem lat stają się niewydolne. Bierze się to stąd, iż wraz ze wzrostem skali działania firmy do istniejących procesów dochodzą nowe elementy, tworzone są doraźnie nowe procesy, zachodzą interakcje między procesami. Rozwiązania, które sprawdzały się jeszcze kilka miesięcy temu, obecnie przysparzają więcej problemów niż pożytku. Piętrzą się trudności, pojawiają się poważne błędy, wzrastają koszty działalności, spada marża, pojawia się frustracja pracowników, do tego dochodzi niezadowolenie klientów… Wystarczająco dużo kłopotów.

Koniecznością jest okresowa ocena efektywności procesów zachodzących w firmie i ich optymalizacja oraz, jeśli jest taka możliwość, to również automatyzacja. W ekstremalnych przypadkach, przy dużej niewydolności procesów, konieczna jest radykalna zmiana polegająca na zbudowaniu procesów od nowa, tzw. reinżynieria procesów. Niezależnie czy dokonujemy optymalizacji procesu, czy jego reinżynierii, zadanie ma na celu zmianę procesu w taki sposób, aby był on efektywny, stabilny, powtarzalny i skalowalny, tzn. aby kosztował mało i działał tak samo dobrze niezależnie od skali działania.

Efektywnie przeprowadzona optymalizacja procesów daje nawet kilkudziesięcioprocentową obniżkę kosztów przy niezmienionej skali działania, poprawia jakość produktu lub usługi, pozytywnie wpływa na morale pracowników, co przekłada się na zadowolenie klientów firmy.

Pracując z naszymi Klientami nad optymalizacją ich procesów biznesowych opieramy się na dwóch koncepcjach zarządzania procesami: lean oraz keizen. Stosujemy je łącznie, co daje bardzo dobre efekty.

Koncepcja lean (z ang. szczupły) opiera się na eliminowaniu zbędnych czynności z procesu oraz eliminowaniu marnotrawstwa. Czyli eliminowaniu czynności, które generują tylko koszty wewnętrzne firmy, a mają żadnej wartości dodanej do końcowego produktu lub usługi.

Koncepcja keizen (z jap. ciągłe polepszanie) sprowadza się do drobnych, ale ciągłych usprawnień w procesach, użycia sprytu zamiast kosztownych rozwiązań, analizowaniu przyczyny błędów i korygowaniu ich na bieżąco.

W zakres naszych prac przy optymalizacji procesów wchodzą następujące czynności:

  • mapowanie obecnego procesów istniejącego w firmie, tj. graficzna wizualizacja – „As Is”;
  • analiza procesu, ustalenie istotnych czynności w procesie i oszacowanie ich kosztu;
  • zaprojektowanie efektywnego procesu i jego graficzna wizualizacja – „To Be”;
  • analiza ryzyk i zdefiniowanie punktów kontrolnych dla istotnych czynności w nowym procesie – FMEA;
  • wdrożenie niezbędnych zmian, w tym szkolenia dla pracowników;
  • okresowa kontrola poprawności działania procesu.